Sincronización de los datos de los alumnos y del personal con Annie

Para poder utilizar Annie, los datos de los estudiantes y del personal participante deben transferirse al sistema. Existen varias formas de lograrlo:

1. Entrada manual de datos en la vista de Administrador

Tiempo de preparación: Disponible de inmediato, pero el tiempo de carga varía.
Proceso: Los datos se editan directamente en la interfaz de administración de Annie (ej. “Añadir usuario”).
Ventajas: No requiere sistemas automatizados; los datos están disponibles al instante.
Consideraciones: Requiere mucha mano de obra y es propenso a errores sin automatización; actualmente solo disponible para la gestión de datos del personal.

2. Carga por lotes con archivos Excel

Tiempo de preparación: Aprox. 2–5 días naturales (1–3 horas de trabajo activo) por cada envío de mensajes.
Proceso: Exporta los datos necesarios de los sistemas de la institución educativa e introdúcelos en la plantilla de Excel de Annie. Sube el archivo completado en la interfaz de Annie.
Ventajas: Flexibilidad en el manejo de datos y posibilidad de verificar la información manualmente antes de la importación.
Consideraciones: Requiere mucho trabajo y familiaridad con la conversión de datos. Posibilidad de errores manuales.

3. Integración automatizada mediante API

Tiempo de preparación: Configuración única de 4 a 8 horas de trabajo activo.
Proceso: Se define una conexión segura mediante APIs entre el Sistema de Gestión Académica (SGA) y Annie, garantizando que Annie disponga diariamente de datos actualizados.
Ventajas: Totalmente automatizado; permite casos de uso basados en datos.
Consideraciones: Requiere completar un proyecto de integración.

¿Qué significa la integración automatizada mediante API?

La integración permite ofrecer servicios de apoyo personalizados a través del bot de soporte de Annie, basándose en el historial y el progreso académico de cada estudiante. La automatización también crea nuevas posibilidades, como activar mensajes de apoyo basados en datos acumulados (ej. patrones de ausencia).

Una parte fundamental de la integración es la vinculación correcta entre los estudiantes y los profesionales adecuados, para que las solicitudes de apoyo generadas a través del bot lleguen a las personas correctas.

Sistema de Gestión Académica compatibles: Annie admite integraciones con cualquier SGA que proporcione una API REST o transferencia de archivos automatizada (vía sFTP). La mayoría de los sistemas pueden integrarse; ejemplos específicos son:

Salesforce, SIGMA, Universitas XXI, Banner, Alexia, Educamos, Classter.
Si utiliza otro sistema, ¡contáctenos para explorar qué requeriría una intervención!

El proceso de integración

Puede acordar el inicio del proceso con su persona de contacto en Annie.

Primera reunión de integración

Propósito y objetivos de la integración.
Formación del grupo de proyecto y asignación de responsabilidades.
Revisión y comentarios de la lista de verificación de integración.
Acuerdo sobre los siguientes pasos (proceso técnico, validación de datos).

Entre reuniones

Construcción técnica y pruebas de la transferencia de datos.
Inicio de la validación del contenido de los datos.
Confirmación de aspectos de protección de datos y contractuales (a más tardar en esta etapa).

Segunda reunión de integración

Observaciones sobre el funcionamiento técnico y posibles acciones de seguimiento.
Observaciones sobre la integridad de los datos y posibles acciones de seguimiento.
Decisión sobre la puesta en marcha (Go-live) de la integración.

Post-integración

Monitoreo continuo y reporte automático de errores o advertencias de integración.
Posibles adiciones de contenido de datos para nuevos casos de uso.

Documentación Técnica

Contenido de datos a transferir

1) Datos del estudiante (API)

Obligatorio: Número de teléfono, nombre, apellidos, ID de estudiante, grupo, titulación, campus/ubicación.
Opcional (para segmentar intervenciones): Fecha de inicio de estudios, fecha estimada de graduación, fecha de inicio de prácticas, fecha de inicio de tesis, ausencias en el último mes, falta de créditos en seis meses o una “alerta de preocupación” marcada por un profesor.

2) Datos del personal (API)

Obligatorio: ID de usuario, correo electrónico, número de teléfono, nombre, apellidos.
Opcional (para asignación de roles): Cargo, campus/ubicación(es), grupo(s) asignado(s).

3) Asignación de roles (Role Mapping) Para dirigir el apoyo a las personas adecuadas, los estudiantes deben estar vinculados a miembros específicos del personal. Esto puede ser individual (ej. asignar un consejero específico) o basado en grupos.

Descripción de la transferencia de datos

Proceso: Los datos se transfieren a través de una API REST como conjuntos de datos separados para estudiantes y personal.
Seguridad: Toda la comunicación está protegida mediante HTTPS. La autenticación se realiza con una API Key en el encabezado de la solicitud. Los firewalls se configuran para permitir tráfico solo desde direcciones IP autorizadas.
Gestión de errores: Las advertencias no impiden que los datos se guarden, pero los errores bloquearán el registro específico. No se rechaza todo el conjunto de datos por errores individuales. Los informes de errores se envían por correo electrónico.
Automatización: Los horarios pueden automatizarse (ej. todas las mañanas de los días laborables).