Detectando de forma temprana el absentismo: un camino hacia el apoyo preventivo

Ylä-Savo Vocational College (YSAO) implementó los mensajes de apoyo de Annie basados en ausencias acumuladas a principios de 2025. La experiencia ha sido prometedora: las necesidades de apoyo se han identificado más temprano, los estudiantes han sido dirigidos de manera más efectiva a la ayuda apropiada, y el personal ha encontrado el sistema genuinamente útil.

Desafío: Las ausencias se acumulan, pero las medidas de apoyo a menudo llegan demasiado tarde

YSAO ya tenía un modelo claro para monitorear y responder a las ausencias de los alumnos. Cuando un estudiante acumulaba 30, 60 o 90 horas de ausencias injustificadas, se iniciaba una intervención y seguimiento con las medidas de apoyo necesarias.
Aun así, a veces los problemas ya habían escalado demasiado antes de que un estudiante recibiera la ayuda que necesitaba.

«Sabíamos desde hacía tiempo que necesitábamos intervenir en las ausencias antes, pero carecíamos de los medios. Annie ha proporcionado un método nuevo e impactante para esto», dice la coach de bienestar Jenni Tikkanen.

Solución: El bot Annie interviene temprano: el apoyo comienza automáticamente

YSAO decidió utilizar Annie Advisor para automatizar el contacto cuando las ausencias comenzaban a acumularse. El bot Annie enviaba un mensaje de apoyo personalizado al teléfono del estudiante, preguntando si las ausencias se relacionaban, por ejemplo, con problemas de bienestar o de gestión cotidiana. Esto le daba al estudiante una oportunidad para explicar su situación sin barreras, y Annie dirigía las respuestas al profesional apropiado.

«El objetivo era llegar al estudiante antes de que acumulase 30 horas de ausencias inexplicadas. A menudo, los dolores de estómago y dolores de cabeza pueden ser síntomas de algo más, como ansiedad relacionada con el día a día o tensión social; Annie ayuda a identificar estas señales a tiempo», explica Pirita Mattila, quien trabaja en proyectos de bienestar estudiantil.

Resultados: El apoyo correcto en el momento oportuno; ningún estudiante pasa desapercibido

En los primeros tres meses, Annie envió 177 mensajes de apoyo, 27 de los cuales condujeron a acciones de apoyo concretas. En comparación, solo el 3 % de las necesidades de apoyo fueron identificadas en mensajes masivos enviados manualmente a grupos grandes.

«Esto claramente llega a los estudiantes que están pasando por más dificultades y que más ayuda necesitan», afirma Jenni.

Los profesionales de bienestar estudiantil también han recibido nuevas consultas a través de Annie de alumnos que anteriormente no estaban en su radar.

«Tenemos casos individuales donde un estudiante respondió al mensaje y recibió ayuda en el momento correcto, quizás justo antes de que comenzara a considerar abandonar. Eso tiene un inmenso valor humano y social.»

Implementación: La inversión inicial vale la pena

En YSAO, el proceso de implementación de Annie fue considerado manejable y bien respaldado. La fase inicial implicó cierto esfuerzo, especialmente en la configuración de integraciones y flujos de mensajes, pero el apoyo de Annie Advisor recibió elogios.

«Si tuviera que elegir solo un flujo de mensajes para implementar, sería el que responde a las ausencias. Da precisamente en el punto crítico más importante en la vida cotidiana de un estudiante», dice Pirita.

El personal también experimentó los mensajes como un apoyo concreto en su propio trabajo: los profesores y consejeros responden más temprano cuando Annie señala preocupaciones. Además, el personal también puede prestar atención a aquellos que no responden; el silencio también es una señal.

Mirando hacia adelante: Los análisis impulsan el desarrollo

Los datos obtenidos a partir de los mensajes de ausencias también han demostrado ser valiosos para el desarrollo institucional. El bienestar mental ha surgido claramente como el área más significativa de necesidad de apoyo, y esta información guía al equipo de bienestar de YSAO y a los profesionales de bienestar estudiantil en la planificación del apoyo al alumnado, focalizando su trabajo en la gestión de la ansiedad, el estrés y otras preocupaciones.

«Esta es una de las formas más eficientes e impactantes de aprovechar la digitalización para apoyar a los estudiantes. Annie no es solo automatización, es una herramienta verdaderamente efectiva.»