Elke student van Salpaus Further Education ondersteunen

Tiina Muukka, hoofd onderwijs bij Salpaus Further Education, wilde prioriteit geven aan het welzijn van studenten. Samen met de vakgroep voor het welzijn van studenten zette Tiina zich in om ervoor te zorgen dat geen enkele student zich buitengesloten van de community zou voelen of zonder de ondersteuning zou komen te zitten die hij of zij nodig had.

“Ons doel was dat alle studenten aan het begin van hun studie zouden weten waar ze hulp konden krijgen als ze die nodig hadden.” Muukka legt uit.

De beslissing om Annie Advisor bij Salpaus te implementeren werd niet ingegeven door directe problemen, maar door een preventieve aanpak:

“Wij geloven dat het beter is om problemen te voorkomen dan om te wachten met oplossen tot ze zich voordoen”, aldus Muukka.

De lancering van Annie verliep verrassend soepel

De introductie van nieuwe programma’s kan leiden tot verschillende zorgen, maar bij Salpaus was de ervaring bijna het tegenovergestelde.

“Het programma was gebruiksvriendelijk. Alles verliep soepel”, beschrijft Muukka.

Een van de sleutelfactoren achter dit succes was een goed gepland proces, ondersteund door deskundig personeel en duidelijke instructies. De implementatie werd verder in goede banen geleid door vier workshops, waar personeelsleden actief konden meedoen aan het ontwerpproces. In deze workshops werd geluisterd naar de ideeën en suggesties van de deelnemers.

“We konden onze eigen ideeën aan het team van Annie voorleggen. Daardoor voelde het niet als iets dat van buitenaf werd opgelegd, maar als iets dat we zelf hadden ontworpen. Ik was blij met hoe soepel en efficiënt het team van Annie onze ideeën kon implementeren om aan onze specifieke behoeften te voldoen.”

Ondersteuning en reactiesnelheid waren belangrijke factoren

Tijdens de gehele implementatie kreeg het ontwerpteam van Tiina Muukka voortdurende ondersteuning van de experts en productontwikkelaars van Annie. Emilia, de klantcontactpersoon van Annie, was altijd beschikbaar:

“Wanneer we ondersteuning, hulp of advies nodig hadden, reageerden Emilia en het productteam onmiddellijk. Ik vind dat we tijdens het hele proces uiterst waardevolle ondersteuning hebben gekregen en dat we dingen nooit alleen hebben hoeven uitzoeken.”

Wanneer uit gegevens bleek dat bepaalde ondersteuningsverzoeken zich concentreerden op specifieke personen, konden serviceroutes daarbij dankzij de ondersteuning van Annie snel worden aangepast. Het vermogen om snel te reageren was volgens Tiina een van de sterke punten van Annie.

Tastbare resultaten: studenten kregen tijdige ondersteuning

In de eerste fase van het programma namen 1.300 studenten deel, waarbij 7% aangaf ondersteuning nodig te hebben. Hoewel dit percentage relatief laag is in vergelijking met de benchmarkgegevens van Annie, vond Tiina dit resultaat niet teleurstellend.

“Als deze 93 studenten geen ondersteuning hadden gekregen, hadden we misschien 93 uitvallers gehad of studenten die geen vooruitgang boekten in hun studie”, benadrukt Muukka. “Het is cruciaal om problemen in een vroeg stadium aan te pakken. Achter de cijfers gaan altijd echte mensen schuil.”

Tips van Tiina voor een succesvolle implementatie van Annie

Op de vraag welk advies ze zou geven aan anderen die overwegen om het programma te implementeren, gaf Tiina drie belangrijke tips:

1. Wees dapper en geef het een kans: De eerste stappen geven misschien geen bemoedigende indruk, maar een goed gepland proces zorgt voor een vlotte start.
2. Benut expertise: Ondersteuning en expertise zijn essentieel, dus maak gebruik van de hulp van het Annie-team.
3. Betrek de medewerkers erbij: Luister naar de standpunten van medewerkers en geef hen de gelegenheid om bij te dragen. Dit bevordert de betrokkenheid bij de implementatie van Annie.

Streven naar voortdurende samenwerking

Het team van Tiina Muukka heeft duidelijke plannen om het programma te blijven gebruiken en het verder te ontwikkelen. De eerste ervaringen waren zo positief dat ze het gebruik van Annie in de toekomst hopen uit te breiden:

“Annie is niet slechts een nieuw hulpmiddel geweest om ons bij ons werk te helpen, maar was tijdens de pilotfase een belangrijk onderdeel van onze dagelijkse werkzaamheden”, zegt ze. “We willen Annie zeker blijven gebruiken en we zijn nu manieren aan het onderzoeken om dat voor elkaar te krijgen.”