Hoe slimme automatisering professionals meer tijd geeft voor aanvullende loopbaanbegeleiding – STC Rotterdam

📌 De uitdaging van een duurzame overgang van opleiding naar werk

Het STC (Scheepvaart en Transport College) in Nederland kreeg te maken met een praktische en wettelijke uitdaging nadat de nationale wetgeving werd aangepast. Volgens de Nederlandse wet ‘Van School naar Duurzaam Werk’ zijn onderwijsinstellingen nu verplicht om bepaalde studenten gedurende één jaar na diplomering te volgen en te ondersteunen. Dit geldt in ieder geval voor Entree- en bol niveau 2-studenten en, waar nodig, voor andere studenten met een verhoogd risico op afstand tot de arbeidsmarkt. Het doel van deze verplichting is om een duurzame aansluiting op de arbeidsmarkt en een zachte landing in het werkende leven te waarborgen, en te voorkomen dat afgestudeerden kort na het behalen van hun diploma uit beeld raken.

Ad Ruinard, beleidsadviseur en teammanager Begeleidingsteam van het STC, legt uit dat het doel is om een vangnet te bieden tijdens een intensieve overgangsperiode:

“We moeten hen een jaar volgen nadat ze hun diploma hebben gehaald, om ervoor te zorgen dat ze duurzaam integreren op de arbeidsmarkt en om te voorkomen dat ze (opnieuw) uitvallen.”

✖️ Beperkingen van traditionele handmatige outreach

Voorheen gaf STC invulling aan deze wettelijke taak via een handmatige belaanpak, waarbij medewerkers probeerden ongeveer honderd afgestudeerden telefonisch te bereiken tijdens reguliere kantooruren. Deze werkwijze bleek bijzonder tijdrovend en dus kostbaar. Daarnaast ontstonden er vaak problemen met timing, omdat afgestudeerden die inmiddels werkten meestal niet bereikbaar waren tussen 09.00 en 17.00 uur. Uiteindelijk werd slechts 40% van de studenten bereikt, wat betekent dat 60% buiten beeld bleef.

Naast de praktische uitdagingen liep het team ook tegen een belangrijk communicatieprobleem aan. Joost Markus, begeleider, merkte op dat telefoongesprekken vaak geen eerlijke antwoorden opleverden:

“Wanneer je belt, ben je voor hen een complete vreemde. Soms krijg je sociaal wenselijke, politiek correcte antwoorden in plaats van de waarheid.”

Wanneer een student onverwacht wordt gebeld, blijft de drempel hoog om open te spreken over echte problemen of zorgen.

📲 Een laagdrempelige oplossing via WhatsApp

Om deze barrières te doorbreken, startte STC een pilot met Annie Advisor waarbij het eerste contactmoment via WhatsApp plaatsvond. In plaats van een onverwacht telefoontje ontvangen studenten een laagdrempelig bericht van de chatbot waarop zij kunnen reageren op een moment dat hen uitkomt. Deze digitale aanpak geeft studenten meer regie en tijd om na te denken over hun situatie.

De resultaten van de eerste pilot waren direct zichtbaar. 94% van de studenten ontving het bericht, een stijging van 135% ten opzichte van de handmatige aanpak. Het responspercentage kwam uit op 50%, hoger dan bij het traditionele bellen. Thaïsa de Windt, projectmanager nazorg, zag dat de chatbot een veiligere omgeving creëerde voor eerlijke antwoorden:

“Ze worden niet gedwongen om op dat specifieke moment antwoord te geven. Ze hebben hun eigen tijd om te reageren en erover na te denken.”

In één geval gebruikte een afgestudeerde de bot om aan te geven behoefte te hebben aan een sparsessie over loopbaankeuzes. Daardoor kon een medewerker tijdig persoonlijke begeleiding bieden. Iets wat via traditionele telefonische outreach waarschijnlijk onopgemerkt was gebleven.

💜 Menselijk contact versterken met automatisering

Een belangrijk uitgangspunt binnen de inzet van Annie Advisor is dat de bot professionals niet vervangt. De bot fungeert juist als signaleringsinstrument om inzichtelijk te maken welke studenten menselijke ondersteuning nodig hebben. Ad Ruinard benadrukt dat technologie bedoeld is als brug naar beter persoonlijk contact:

“Dit is geen vervanging van contact, maar vooral een instrument om problemen te signaleren. Het is een hulpmiddel, geen vervangingsmiddel.” Door eerste contactmomenten en signalering rondom studenten op een laagdrempelige manier te automatiseren, kunnen medewerkers de tijd die voorheen verloren ging aan onbeantwoorde telefoontjes investeren in directe, kwalitatieve ondersteuning. Het team vat het voordeel eenvoudig samen:

“De tijd die je bespaart met het bellen van studenten, kun je investeren in het ondersteunen van studenten. Eigenlijk is het heel simpel.”

🫶 Schooluitval voorkomen via aanwezigheidsmonitoring

Voortbouwend op het succes van de nazorgpilot breidt STC het gebruik van Annie Advisor nu uit naar aanwezigheidsmonitoring, omdat hoge afwezigheid een van de belangrijkste voorspellers is van voortijdig schoolverlaten. Het doel is om de onderliggende oorzaken van verzuim vroegtijdig in beeld te krijgen, of het nu gaat om motivatieproblemen of diepere persoonlijke crises, voordat een student volledig uitvalt.

Ad Ruinard schetst de visie achter deze proactieve aanpak:

“We willen de echte reden achter de afwezigheid weten. We hebben aannames, maar weten het niet precies. Annie helpt ons die antwoorden te krijgen, zodat we meer tijd kunnen besteden aan de studenten die echt ondersteuning nodig hebben.”

Door de drempel om hulp te vragen te verlagen, zorgt STC ervoor dat technologische automatisering direct bijdraagt aan de menselijke missie van de school.

“Dit is geen vervanging van contact, maar vooral een instrument om problemen te signaleren. Het is een hulpmiddel, geen vervangingsmiddel.”