Het synchroniseren van gegevens van studenten en medewerkers met Annie

Om Annie te kunnen gebruiken, moeten de gegevens van de deelnemende studenten en medewerkers naar het systeem worden overgedragen. Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

1. Handmatige gegevensinvoer in de Admin-weergave

Voorbereidingstijd: Direct beschikbaar, maar de invoertijd varieert.
Proces: Gegevens kunnen rechtstreeks in de beheerinterface van Annie worden bewerkt (bijv. “Gebruiker toevoegen”).
Voordelen: Geen geautomatiseerde systemen nodig; gegevens zijn direct beschikbaar.
Aandachtspunten: Arbeidsintensief en foutgevoelig zonder automatisering; momenteel alleen beschikbaar voor het beheren van medewerkersgegevens.

2. Batch-upload met Excel-bestanden

Voorbereidingstijd: Ongeveer 2–5 kalenderdagen (1–3 uur actieve werktijd) per verzendmoment.
Proces: Exporteer de benodigde gegevens uit de systemen van de onderwijsinstelling en voer deze in het Excel-sjabloon van Annie in. Upload het voltooide bestand in de Annie-interface.
Voordelen: Flexibiliteit in gegevensverwerking en de mogelijkheid om gegevens handmatig te controleren vóór de import.
Aandachtspunten: Arbeidsintensief en vereist bekendheid met dataconversies. Kans op handmatige fouten.

3. Geautomatiseerde API-integratie

Voorbereidingstijd: Eenmalige installatie van 4–8 uur actieve werktijd.
Proces: Er wordt een beveiligde verbinding via API’s gedefinieerd tussen het Leerlingvolgsysteem (LVS/SIS) en Annie, zodat Annie dagelijks beschikt over actuele student- en medewerkersgegevens.
Voordelen: Volledig geautomatiseerd; maakt datagestuurde interventies mogelijk.
Aandachtspunten: Vereist het voltooien van een integratieproject.

Wat betekent geautomatiseerde API-integratie?

Integratie maakt gepersonaliseerde ondersteuning via de Annie-supportbot mogelijk, gebaseerd op de achtergrond en studievoortgang van elke student. Automatisering biedt ook nieuwe kansen, zoals het triggeren van steunberichten op basis van verzamelde data (bijv. verzuimpatronen).

Een essentieel onderdeel van de integratie is het correct koppelen van studenten aan de juiste professionals, zodat ondersteuningsverzoeken via de bot bij de juiste personen terechtkomen.

Ondersteunde Student Informatie Systemen (SIS): Annie ondersteunt integraties met elk systeem dat een REST API of geautomatiseerde bestandsoverdracht (via sFTP) biedt. De meeste systemen kunnen worden gekoppeld; specifieke voorbeelden zijn:

OSIRIS, Magister & Salesforce.
Gebruikt u een ander systeem? Neem contact met ons op om de mogelijkheden voor een interventie te bespreken!

Het integratieproces

U kunt het proces starten in overleg met uw contactpersoon bij Annie.

Eerste integratiebijeenkomst

Doel en doelstellingen van de integratie.
Samenstelling van de projectgroep en taakverdeling.
Doornemen en becommentariëren van de integratie-checklist.
Afspraken over vervolgstappen (technisch proces, datavalidatie).

Tussen de bijeenkomsten door

Technische inrichting en testen van de gegevensoverdracht.
Start van de validatie van de gegevensinhoud.
Bevestigen van privacyaspecten (AVG) en contractuele zaken (uiterlijk in dit stadium).

Tweede integratiebijeenkomst

Bevindingen over de technische werking en eventuele vervolgacties.
Bevindingen over de data-integriteit en eventuele vervolgacties.
Besluit over de livegang van de integratie.

Na de integratie

Continue monitoring en automatische rapportage van integratiefouten/-waarschuwingen.
Eventuele uitbreidingen van de data voor nieuwe use cases.

Technische Documentatie

Over te dragen gegevensinhoud

1) Studentgegevens (API)

Verplicht: Telefoonnummer, voornaam, achternaam, studentnummer, groep, opleiding, locatie/campus.
Optioneel (voor gerichte interventies): Startdatum studie, verwachte afstudeerdatum, startdatum stage, startdatum scriptie, verzuim in de afgelopen maand, geen behaalde studiepunten in zes maanden, of een “zorgmelding” van een docent.

2) Medewerkersgegevens (API)

Verplicht: Gebruikers-ID, e-mailadres, telefoonnummer, voornaam, achternaam.
Optioneel (voor roltoewijzing): Functietitel, locatie(s), toegewezen groep(en).

3) Roltoewijzing (Role Mapping) Om ondersteuning naar de juiste personen te leiden, moeten studenten worden gekoppeld aan specifieke medewerkers. Dit kan individueel (bijv. een specifieke decaan voor een student) of op basis van groepen.

Beschrijving van de gegevensoverdracht

Proces: Gegevens worden via de REST API verzonden als afzonderlijke datasets voor studenten en medewerkers.
Beveiliging: Alle communicatie is beveiligd via HTTPS. Authenticatie vindt plaats met een API-key in de request header. Firewalls worden zo ingesteld dat alleen verkeer van goedgekeurde IP-adressen wordt toegelaten.
Foutafhandeling: Waarschuwingen houden het opslaan van gegevens niet tegen, maar fouten blokkeren het specifieke record. De volledige dataset wordt niet afgekeurd vanwege individuele fouten. Foutrapportages worden per e-mail verzonden.
Automatisering: Planningen kunnen worden geautomatiseerd (bijv. elke doordeweekse ochtend).