Opiskelija- ja henkilöstötietojen siirto Annieen
Jotta Annien käyttö ylipäänsä on mahdollista, on käyttöön osallistuvien opiskelijoiden ja henkilöstön tiedot siirrettävä Annie-sovellukseen. Tähän on olemassa eri tapoja.
Manuaalinen tietojen käsittely Annien hallintapaneelissa
Valmisteluaika: Mahdollista viiveettä mutta syöttöön kuluva aika vaihtelee.
Prosessi: Tiedot ovat muokattavissa Annien hallintakäyttöliittymässä (esim. “Lisää käyttäjä”)
Edut: Ei vaadi automatisoituja järjestelmiä; tiedot ovat heti saatavilla.
Huomioitavaa: Työläs ja virhealtis ilman automaatiota; toistaiseksi mahdollista vain henkilöstön tietojen hallintaan.
Eräajot Excel-tiedostojen avulla
Valmisteluaika: Noin 2-5 päivää kalenteriaikaa (1-3 h aktiivista työaikaa) per viestilähetys
Prosessi: Lataa Annien hallintakäyttöliittymästä mallitiedostot opiskelijatietojen ja henkilöstötietojen syöttämiseen. Hae tarvittavat tiedot oppilaitoksen tietojärjestelmistä, ja syötä ne Excel-pohjaan. Lataa täytetty Excel-siirtotiedosto Annien hallintakäyttöliittymään.
Edut: Joustavuus tietojen käsittelyssä ja mahdollisuus tarkistaa tiedot manuaalisesti ennen tuontia.
Huomioitavaa: Vaatii perehtyneisyyttä tietomuunnoksiin; manuaalisten virheiden mahdollisuus.
Automatisoitu API-integraatio
Valmisteluaika: Noin 4-6 viikkoa kalenteriaikaa (1-2 pv aktiivista työaikaa) kertaluontoisesti
Prosessi: Integraatioprosessissa määritellään turvallinen yhteys rajapintojen avulla opintotietojärjestelmän ja Annien välille, jonka avulla Anniessa on päivittäin ajantasainen tieto opiskelijoista ja henkilöstöstä.
Edut: Automaattinen, mahdollistaa datapohjaiset käyttötapaukset.
Huomioonotettavaa: Vaatii integraatioprosessin läpiviennin.
Mitä automatisoitu API-integraatio opiskelijatietojärjestelmän ja Annien välillä tarkoittaa?
Integraatio mahdollistaa opiskelijalle personoitujen tukipalvelujen tarjoamisen Annie-tukibottia hyödyntäen, kunkin opiskelijan taustatietoihin ja opintojen etenemiseen perustuen. Automaattinen integraatio luo myös uusia mahdollisuuksia Annie-tukibotille, kun tukiviestejä voidaan käynnistää opiskelijoista kertyvään dataan (esim. poissaolokertymä) perustuen.
Yhtenä integraation keskeisenä osana ovat oikeat linkitykset opiskelijoiden ja eri ammattilaisten välillä, jotta tukibotin kautta luodut tukipyynnöt kulkeutuvat oikeille henkilöille.
Mitä opiskelijatietojärjestelmiä Annie tukee?
Toistaiseksi meillä on kokemusta seuraavista tietojärjestelmistä:
- Primus
- Studenta
- SISU
- Peppi
- Wihi
Jos käytössäsi on jokin muu järjestelmä, ota yhteyttä ja selvitetään integraation mahdollisuudet!
Integraatioprosessi
Voit sopia integraatioprosessin aloittamisesta oman Annie-yhteyshenkilösi kanssa.
Ensimmäinen integraatiokokous
- Integraation tarkoitus ja tavoitteet
- Integraatioprojektiryhmän muodostaminen ja vastuunjako
- Integraation tarkistuslistan läpikäynti ja kommentointi
- Jatkoaskeleista sopiminen
- tekninen prosessi
- tietosisällön validointi
Integraatiokokousten välillä
- Tiedonsiirron tekninen rakentaminen ja testaus
- Aloitetaan tietosisällön validointi
- Tiedonsiirtoon liittyvien tietosuoja- ja sopimusnäkökulmien vahvistaminen (viimeistään tässä vaiheessa)
Toinen integraatiokokous
- Huomiot integraation teknisestä toimivuudesta ja mahdolliset jatkotoimet
- Huomiot tietosisällön eheydestä ja mahdolliset jatkotoimet
- Päätös integraation käyttöönotosta
Integraation jälkeen
- Jatkuva seuranta ja integraatioon liittyvien virheiden ja varoitusten raportointi.
- Mahdolliset tietosisällön lisäykset uusien käyttötapausten myötä.
Integraation tekninen dokumentaatio
Siirrettävät tietosisällöt
1) Opiskelijatiedot
- Rajapintakuvaus:
- Pakolliset tiedot:
- Puhelinnumero
- Etunimi
- Sukunimi
- Opiskelijanumero
- Ryhmä
- Tutkinto
- Toimipiste
- Valinnaiset tiedot:
- Valinnaisia tietoja käytetään opiskelijakohderyhmien poimintaan ja interventioiden käynnistämiseen.
- Esimerkkejä
- opintojen aloituspäivä
- arvioitu valmistumispäivä
- työssäoppimisjakson aloituspäivä
- opinnäytetyön aloituspäivä
- poissaolokertymä viimeisen kuukauden aikana
- ei opintosuorituksia puoleen vuoteen
- vastuuopettajan merkitsemä huolitäppä
2) Henkilöstötiedot
- Rajapintakuvaus:
- Pakolliset tiedot:
- Käyttäjä-ID
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Etunimi
- Sukunimi
- Valinnaiset tiedot:
- Näitä tietoja hyödynnetään tyypillisesti roolikohdennusten rakentamiseen, jotta voidaan määrittää, ketkä henkilökunnan jäsenet vastaavat tietyistä opiskelijoista.
- Esimerkkejä
- Tehtävänimike
- toimipiste(et)
- ryhmä(t)
3) Opiskelijoiden ja henkilöstön roolikohdennukset
Tuen tarpeiden kohdentamiseksi oikeille henkilöille on suoritettava opiskelija- ja henkilöstötietojen roolikohdennus. Tämä voidaan toteuttaa monin eri tavoin riippuen käytettävissä olevista tiedoista ja henkilöstön vastuunjaosta. Roolikohdennus voi olla esimerkiksi yksilöllinen, jossa jokaiselle opiskelijalle nimetään vastaavat ammattihenkilöt (kuten opinto-ohjaaja tai psykologi), tai ryhmäperusteinen, jossa roolikohdennus rakennetaan tietyin perustein.
Tiedonsiirron kuvaus
- Prosessi:
- Tiedot siirretään REST API -rajapinnan kautta erillisinä tiedostoina tai tietojoukkoina opiskelijoita ja henkilöstöä koskien.
- Tiedonsiirto sisältää vain tietojen siirron, ja tiedot käsitellään tiedonsiirrosta erillään.
- Turvallisuus ja autentikointi:
- Kaikki tietoliikenne on suojattu HTTPS-protokollalla.
- Autentikointi suoritetaan API-avaimella, joka sisältyy pyynnön otsikkotietoihin.
- Palomuuri avataan vain niistä IP-osoitteista tulevalle liikenteelle, jotka ovat hyväksyttyjä tiedon lähettäjiä.
- Virheiden ja varoitusten käsittely:
- Mahdolliset varoitukset eivät estä tietojen tallentamista, mutta virheet estävät kyseessä olevan tiedon tallentamisen. Koko tietojoukkoa ei hylätä virheiden vuoksi.
- Virheistä ja varoituksista lähetetään raportti sähköpostitse asianomaisille osapuolille.
- Automatisointi:
- Tiedonsiirron aikataulu voidaan automatisoida esimerkiksi siten, että siirto tapahtuu arkiaamuisin.